Jednací řád rady

Jednací řád Rady MČ Praha 1

schválený usnesením č. UR23_0237 ze dne 07.03.2023 – ke stažení ZDE

§ 1

Úvodní ustanovení

1. Jednací řád Rady městské části Praha 1 (dále jen rada) upravuje základní úkoly, přípravu a svolávání schůzí rady, pravidla jejího jednání a usnášení, formu zápisu, způsob zabezpečování plnění a kontroly plnění jejích usnesení a organizačně technické otázky její činnosti.

2. Postavení, působnost a pravomoc rady jsou upraveny zákonem č. 131/2000 Sb. o hlavním městě Praze, a dalšími obecně závaznými právními předpisy. V souladu s těmito předpisy a dalšími předpisy interní povahy plní rada základní úkoly jako výkonný orgán městské části.

§ 2

Základní úkoly a působnost rady

1. Rada je výkonným orgánem městské části v oblasti samostatné působnosti odpovědným ze své činnosti Zastupitelstvu městské části Praha 1.

2. Rada je 8 členná a tvoří ji starosta/starostka, místostarostové/místostarostky a další radní. Všech schůzí rady se zúčastní tajemník/tajemnice Úřadu městské části Praha 1 (ÚMČ P1) s hlasem poradním, zástupce /zástupkyně oddělení vnějších vztahů a právník/právnička Úřadu MČ Praha 1. Schůzí se mohou účastnit předsedové/předsedkyně výborů zřízených zastupitelstvem a předsedové/předsedkyně komisí zřízených radou, kteří/které jsou pro tuto funkci, jako členové/členky zastupitelstva, dlouhodobě uvolněni/uvolněny.

3. Vedle úkolů a pravomocí taxativně vymezených radě ustanovenými § 94 zákona o hlavním městě Praze rada zejména:

• stanovuje program Zastupitelstva městské části Praha 1 (ZMČ P1)
• vyjadřuje se k návrhům obecně závazných vyhlášek, nařízení a dalších opatření hl.m.Prahy, týkajících se městské části Praha 1
• zabezpečuje plnění přijatých usnesení ZMČ P1
• informuje ZMČ P1 o své činnosti na jeho zasedání a prostřednictvím písemných přehledů schválených usnesení
• zřizuje komise jako své iniciativní a poradní orgány pro jednotlivé úseky své činnosti (§ 101 zákona č. 131/2000 Sb.)

§ 3

Příprava řádného jednání rady

1. Veškeré materiály pro schůzi rady jsou předkladatelé/předkladatelky povinni/povinny předložit nejpozději do čtvrtka pět dní před konáním rady, 15:00 hodin do odboru volených orgánů (dále jen „OVO“). Toto ustanovení se nevztahuje na výjimky uvedené v § 3 odst. 5 a pokud se rada koná v pondělí, v tomto případě je lhůta pro odevzdání materiálů do středy pět dní před konáním rady, 18:00 hod. do OVO.

2. Za přípravu, vyhotovení materiálů, náležitosti a úpravu odpovídá předkladatel/předkladatelka. Materiály budou vyhotoveny podle pravidel, které jsou v příloze č. 1 tohoto Jednacího řádu.

3. Předkladatelé/předkladatelky projednají materiály s těmi, kterým navrhují úkoly, nebo vyžadují-li to tyto materiály, předloží je k posouzení jiným členům/členkám rady, komisím, výborům, tajemníkovi/tajemnici Úřadu městské části Praha 1 nebo odborům ÚMČ P1. Materiály týkající se přesunů finančních prostředků, musí být vždy projednány s odborem finančním. Materiály týkající se budoucích závazků MČ Praha 1 či jiných právních vztahů, musí být prověřeny a schváleny vedoucím/vedoucí odd. právního, kontroly a stížností, popř. jeho/její pověřeným/pověřenou zástupcem/zástupkyní.

4. Shromažďování materiálů předkládaných do rady a jejich distribuci organizuje a zabezpečuje OVO. Členové/Členky rady musí materiály obdržet nejpozději čtyři dny před konáním rady do 12:00 hodin. Materiály doručí zaměstnanci OVO členům/členkám rady, předsedům/předsedkyním výborů zastupitelstva a dalším účastníkům schůze rady:

a) v listinné podobě do sekretariátů členů/členek rady, předsedů/předsedkyň výborů a dalším účastníkům schůze rady, do poštovní schránky či podatelny umístěné v budově Úřadu MČ Praha 1
b) v elektronické podobě
c) v listinné a elektronické podobě zároveň.
Podrobnosti elektronického doručování stanoví rada svým usnesením. Program rady bude rozeslán e-mailem všem jejím členům/členkám, předsedům/předsedkyním výborů a členům/členkám ZMČ P1 do 12:00 hodin čtyři dny před konáním rady. Program rady je také zveřejňován na webových stránkách MČ Praha 1 v souladu se stanoviskem Úřadu pro ochranu osobních údajů č. 2/2004 a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (GDPR) a další platnou právní úpravou.

5. Ve výjimečných případech, kdy je nebezpečí z prodlení, nemusí být dodržena výše uvedená předkládací lhůta, ani nemusí být předloženy písemné materiály. O zařazení takového materiálu rozhodne rada.

6. Starosta/Starostka je odpovědný/odpovědná za přípravu programu rady a má právo rozhodovat o pořadí zařazených materiálů.

7. Program jednání rady obsahuje:

8. V bodě „Různé“ jsou projednávány návrhy zařazené dle čl. 5 tohoto odstavce a dále připomínky, náměty a námitky členů/členek rady, nerozhodne-li rada jinak. Návrhy dle čl. 5 musí být předloženy při schvalování programu rady.

9. Dopisy adresované radě jsou doručovány OVO, které je zařadí na program rady. Rada dopis věcně projedná a svým usnesením rozhodne, po zvážení obsahu, kdo z členů rady bude odpovědný za vyřízení dopisu a stanoví lhůtu k vyřízení. Vyřízením dopisu se rozumí odpověď, jejíž kopie je příslušným členem/členkou rady předložena radě na vědomí, případně předložení celé záležitosti jako řádný bod jednání rady. OVO sleduje dodržování určených termínů a uplyne-li termín bez výsledku, vedoucí OVO je povinen/povinna zařadit informaci do nejbližší schůze rady.

10.Právo předkládat materiály do jednání rady mají všichni její členové/členky, tajemník/tajemnice ÚMČ P1, zástupce/zástupkyně tajemníka/tajemnice ÚMČ P1, vedoucí odborů ÚMČ P1 a vedoucí oddělení v Útvaru starosty a v Útvaru tajemníka, a dále předsedové/předsedkyně komisí zřízených radou, kteří/které jsou pro tuto funkci, jako členové/členky zastupitelstva, dlouhodobě uvolněni/uvolněny. Ostatní předsedové/předsedkyně komisí rady a členové/členky zastupitelstva mohou předkládat materiály prostřednictvím členů/členek rady.

11.Za věcnou správnost předkládaných materiálů zodpovídá předkladatel/předkladatelka a stvrdí ji svým podpisem.

§ 4

Schůze rady

1. Schůze rady se konají v řádných a v mimořádných termínech. Řádné se konají 1 x za 7 dní, mimořádné dle potřeby. Schůze rady svolává starosta/starostka nebo jím/jí pověřený/pověřená zástupce/zástupkyně. Jednací den rady je zpravidla úterý.

2. Schůze rady jsou ze zákona neveřejné. K jednotlivým bodům je možno přizvat hosty.

3. Schůze rady se konají pravidelně 1x týdně a o termínu rozhoduje starosta/starostka.

4. Účast na schůzi rady je povinná pro všechny její členy/členky, tajemníka/tajemnici ÚMČ P1 (popř. jeho /její zástupce/zástupkyně), právník/právnička Úřadu MČ Praha 1 a zástupce/zástupkyně oddělení vnějších vztahů. Omluvit se je nutno starostovi/starostce prostřednictvím pověřených zaměstnanců OVO.

5. Za účast na schůzi rad je považována i účast prostřednictvím dálkového audiovizuálního přenosu (videokonference), a to pouze z vážných osobních a pracovních důvodů, nebo za mimořádných či nepředvídatelných okolností. Při videokonferenci musí být jednoznačně prokazatelná identita člena/členky rady (případně dalšího účastníka/účastnici) pomocí přenosu obrazu i zvuku. Tato skutečnost je uvedena v zápise. Podmínkou umožnění účasti na schůzi rady formou videokonference je předchozí žádost adresovaná starostovi/starostce, prostřednictvím odboru volených orgánů. Distanční účast bude umožněna pouze v případě, kdy je technicky realizovatelná.

6. K projednávání jednotlivých materiálů mohou být přizvány osoby, které určí předkladatel. Pokud některý z členů/členek rady vznese námitky, rozhodne o přítomnosti přizvaných rada. Totéž platí o přítomnosti těchto osob při rozpravě a hlasování.

7. Přizvání osob, které určí předkladatel/předkladatelka, k projednávání materiálu zajišťuje odbor volených orgánů. U osob, které nejsou členy/členkami zastupitelstva nebo pracovníky ÚMČ P1, předkladatel/předkladatelka uvede telefonické spojení, popřípadě zajistí přizvání těchto osob po předchozí koordinaci s odborem volených orgánů. V případě, že předkladatel/předkladatelka předloží materiály pro schůzi rady později, než je stanoveno v § 3 odst.1, zajišťuje přizvání všech osob.

8. K projednávání jednotlivých materiálů může člen/členka rady přizvat další osoby. O této skutečnosti informuje radu v rámci projednávání programu. Pokud některý z členů/členek rady vznese námitky, rozhodne o přítomnosti přizvaných osob rada. Totéž platí o přítomnosti těchto osob při rozpravě a hlasování.

§ 5

Jednání rady

1. Jednání schůze rady řídí starosta/starostka nebo jím pověřený člen rady. Není-li takový, rozhodne o předsedajícím rada.

2. Rada je usnášeníschopná, je-li přítomno alespoň 5 členů/členek rady.

3. K přijetí usnesení rady je třeba nadpoloviční většiny hlasů všech jejích členů/členek, tj. 5 hlasů.

4. K projednání jednotlivých bodů mohou být pozvány osoby, jimž bude zadáno splnění úkolu vyplývajícího z daného bodu.

5. Při projednávání jednotlivých bodů programu se dodržuje následující postup:

6. V předkládaném materiálu k bodu, který již věcně byl v radě projednáván (bez ohledu na to, zda byl stažen, přerušen, či bylo k němu přijato usnesení, musí předkladatel přiložit výpis z příslušné pasáže zápisu z jednání rady, zaznamenávající průběh rozpravy při projednávání bodu.

7. Bezprostředně po ukončení rozpravy k navrženému usnesení dává předsedající o návrhu hlasovat.

8. Hlasuje se zpravidla zdvižením ruky, pokud rada nerozhodne jinak. Z výsledku hlasování musí být zřejmé, kolik členů/členek rady je pro návrh nebo proti návrhu a kolik členů/členek rady se zdrželo hlasování.

9. Člen/Členka rady může navrhnout, aby se hlasovalo odděleně o jednotlivých bodech projednávaného návrhu usnesení, o takovémto návrhu rozhoduje rada bez rozpravy. V případě odděleného hlasování se o návrhu usnesení vždy hlasuje i jako o celku.

10.V případě, že byly k předloženému návrhu vzneseny připomínky či doplňující dodatky, dá předsedající hlasovat nejprve o těchto změnách a poté o ostatních částech návrhu. Je-li radě předložen návrh usnesení ve dvou či více variantách, hlasuje rada nejprve o variantě doporučené ke schválení. Schválením jedné varianty se ostatní považují za nepřijaté. O pozměňujících návrzích se hlasuje v opačném pořadí, než byly předloženy.

11.Člen/Členka rady má právo na zaprotokolování svého stanoviska do zápisu z jednání, pokud o to požádá.

12.Z usnesení musí být vždy zřejmé, kdo je odpovědný za jeho plnění a musí být jednoznačně stanoven termín splnění.

13.Odpovědnost za plnění jednotlivých úkolů obsažených v usnesení má ten/ta, jemuž jsou úkoly radou uloženy.

14.Předsedající může se souhlasem většiny přítomných členů/členek rady přerušit jednání a stanovit jeho pokračování na jinou hodinu téhož dne nebo jiný den, nebo svolat mimořádnou radu.

15.Předsedající prohlásí jednání rady za skončené:

1. byl-li program jednání vyčerpán a nikdo se již nehlásí o slovo
2. ze závažných důvodů, zejména pokud nastaly skutečnosti znemožňující nerušené jednání.

§ 6

Zápis z jednání rady a usnesení rady

1. Z každého jednání rady se pořizuje zápis, který obsahuje zejména tyto údaje:

• den schůze rady
• hodinu zahájení a ukončení
• jméno a funkci předsedajícího, pokud část jednání řídil jiný člen/členka rady, je tato skutečnost do zápisu uvedena
• kteří radní byli přítomni (osobně či videokonferenčně), kteří z nepřítomných se omluvili či neomluvili, nebo kteří v průběhu jednání odešli
• další přítomné osoby
• určení ověřovatele/ověřovatelku zápisu a jeho/jejího náhradníka
• jméno zapisovatele/zapisovatelky
• schválení zápisu z minulé rady
• program jednání rady
• hlasování spojené s projednáním programu rady, především odložení, stažení nebo doplnění předložených materiálů
• body jednání s uvedením předkladatele/předkladatelky materiálu, osob přizvaných, stručný obsah rozpravy a přednesených návrhů s uvedením jména diskutujícího, číslo přijatého usnesení a čas, ve kterém bylo přijato
• stanoviska požadovaná členy/členkami rady k zaprotokolování v rámci diskuse
• závěry přijaté mimo usnesení požádané k zaprotokolování
• dopisy adresované radě vyřizované dle § 3 odst. 9 včetně údajů k pisateli, stručného obsahu dopisu, jména radního, který bude zpracovávat odpověď
• ověření zápisu podpisy zapisujícího/zapisující, starosty/starostky a určeného/určené člena/členky rady jako ověřovatele/ověřovatelky
• hlasování o změnách termínů již přijatých usnesení .

2. Zápis z každé schůze rady pořizují zaměstnanci OVO, kteří jsou přítomni na jednání, a musí být pořízen do 7 dnů od jejího konání.  Zápis podepisuje starosta/starostka, a svými podpisy jej ověří zapisující a určený/určená ověřovatel/ověřovatelka z řad členů/členek rady nebo nebo jeho/její náhradník/náhradnice.

3. Kopii zápisu obdrží členové/členky rady a tajemník/tajemnice ÚMČ P1 po jeho ověření tak, aby byl schválen na nejbližší schůzi rady.

4. Zápis z minulého jednání se považuje za platný až po jeho projednání a schválení radou. Tento zápis bude uložen na Úřadě MČ Praha 1 v OVO a zveřejněn na webových stránkách MČ Praha 1 v souladu se stanoviskem Úřadu pro ochranu osobních údajů č. 2/2004 a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (GDPR) a další platnou právní úpravou. Dále ho obdrží předsedové/předsedkyně výborů zřízených zastupitelstvem a oddělení vnějších vztahů.

5. K návrhům obsaženým v materiálech předložených radě jsou přijímána usnesení, která jsou součástí zápisu.

6. Schválené usnesení podepisuje starosta/starostka společně s pověřeným/pověřenou členem/členkou rady.

7. Celkový přehled přijatých usnesení obdrží v písemné podobě, nejpozději do pondělí následujícího po jednání, členové/členky rady, tajemník/tajemnice ÚMČ P1 a další osoby podle rozdělovníku.

8. Usnesení jsou zveřejňována na úřední desce a webových stránkách MČ Praha 1 v souladu se stanoviskem Úřadu pro ochranu osobních údajů č. 2/2004 a v souladu se Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (GDPR) a další platnou právní úpravou.

9. Starosta/Starostka má právo pozastavit výkon usnesení rady v oblasti samostatné působnosti, má-li za to, že je nesprávné. V takovém případě musí pozastavené usnesení se zdůvodněním předložit k rozhodnutí nejbližšímu zasedání ZMČ P1.

10. Kompletní materiály jednotlivé schůze rady obsahují: originál zápisu (ověřený podpisem starosty, ověřovatelem a zapisujícím včetně signatur na všech stranách zápisu), prezenční listinu, usnesení s podpisy starosty/starostky a pověřeného/pověřené člena/členky rady a kulatým razítkem městské části, písemné materiály jak byly předloženy radě.

§ 7

Kontrola plnění usnesení rady

1. Kontrolu plnění usnesení přijatých radou má právo provádět:

1. kterýkoli člen/členka rady
2. rada u usnesení závažnějšího charakteru, u nichž si vyhradila předložení kontrolní zprávy
3. Kontrolní výbor zastupitelstva
4. tajemník/tajemnice ÚMČ P1
5. věcně příslušné komise rady, které zařazují kontrolu plnění usnesení do svých pracovních plánů
6. vedoucí odborů, do jejichž pracovní náplně spadá usnesení svým obsahem nebo jimž usnesení ukládá úkoly.

2. K plnění úkolů z usnesení jsou příslušní nositelé úkolů povinni vyplnit, po uplynutí termínu úkolu, stručnou informaci o jeho splnění (postup vyřízení úkolu je uveden v Příloze č. 1 Pravidel pro přípravu a vyhotovení materiálů pro jednání Rady MČ Praha 1, která je součástí tohoto Jednacího řádu.

3. Evidenci úkolů vyplývajících z usnesení rady a provádění kontroly z hlediska formálně právní stránky a plnění termínů pro tyto úkoly stanovených sledují pověření zaměstnanci OVO.

4. OVO předkládá na každém jednání rady jako řádný bod programu radě k projednání seznam úkolů uložených radou s termínem plnění k datu konání příslušné schůze rady v členění: text úkolu – informace o splnění úkolu – navržený nový termín plnění, v případě, že úkol není splněn.

§ 8

Závěrečná ustanovení

1. Tento jednací řád ruší Jednací řád schválený usnesením č. UR19_0013 ze dne 15.01.2019,  včetně změn schválených usneseními č. UR20_0392 ze dne 07.04.2020, usnesením č. UR20_1089 ze dne 30.09.2020 a usnesením č. UR21_0561 ze dne 17.05.2021.

2. Tento jednací řád nabývá účinnosti dnem 15.03.2023.

Příloha č. 1 Jednacího řádu Rady MČ Praha 1:

Pravidla pro přípravu a vyhotovení materiálů pro jednání Rady MČ Praha 1

Čl. 1

Materiály jsou vytvářeny pomocí modulu „e-Usnesení” v aplikaci e-Spis. Zpracovatel pomocí této aplikace postoupí elektronickou podobu návrhu materiálu do Oddělení volených orgánů v Odboru kancelář starosty (OVO) a zároveň materiál vytiskne za účelem podepsání předkladatelem a případně dotčenými aktéry, se kterými byl příslušný materiál projednán. Takovýto materiál musí obsahovat veškeré přílohy, včetně těch, které nejsou v elektronické podobě.

Předkladatel (popř. zpracovatel) je povinen předat vytisknutý a podepsaný materiál v jednom vyhotovení nejpozději do čtvrtka pět dní dny před konáním rady, 15:30 hodin. Elektronická podoba materiálu musí být postoupena OVO až po jeho schválení a podepsání předkladatelem, nejpozději však do pátku čtyři dny před konáním rady, 10:00 hodin. Pokud nebude dodržena tato lhůta, nebude materiál na program jednání zařazen.

Čl. 2

Formát dokumentu je pevně nastaven v aplikaci. Instalaci provádí INF. Přístupová práva jednotlivým uživatelům (zpracovatelům) uděluje rovněž INF.

Písemný materiál musí vždy obsahovat, a to v uvedeném pořadí:

• vyplněný úvodní list
• návrh usnesení rady
• důvodovou zprávu
• přílohy (je-li na ně odkaz v usnesení)
• podpisy zpracovatele, předkladatele a dalších aktérů

Dále písemný materiál obsahuje, vyžaduje-li to jeho povaha:

• návrh usnesení zastupitelstva
• stanovisko příslušné komise, výboru
• výpis z příslušné pasáže zápisu z rady dle § 5 bod 6 tohoto JŘ

Čl.3

Přílohy musí materiál obsahovat vždy, když se návrh usnesení na tyto přílohy odkazuje, budou tvořit přílohu usnesení (ať veřejnou či neveřejnou) nebo s nimi bude rada pracovat a bude je upravovat. Tyto přílohy mohou být vytvořeny buď přímo v e-Usnesení jako html příloha nebo připojovány jako soubory libovolného typu (např. WORD, EXCEL, PDF, obrázky…apod.)

Týká-li se materiál revokace usnesení, je přílohou úplné znění revokovaného usnesení. Současně lze toto revokované usnesení připojit elektronicky, v záložce „Související“. Pokud je vytvořeno v aplikaci e-Usnesení lze zadat přímý odkaz, pokud je vytvořen mimo systém, tzn. v Lotus Notes, je možno zadat pouze informaci s číslem usnesení, datem přijetí a jeho názvem.

Pro materiály, které jsou pouze informací pro radu bez návrhu usnesení, platí výše uvedená ustanovení přiměřeně.

Čl. 4

V případě, kdy s využitím možnosti dané § 3 odst. 5 Jednacího řádu rady nemusí být předloženy písemné materiály, je předkladatel povinen zajistit na jednání rady odeslání elektronické podoby návrhu, který obsahuje nejméně návrh usnesení rady.

Čl. 5

Použití aplikace je stručně popsáno v Příloze č. 1 těchto pravidel.

Čl. 6

Tato pravidla nabývají účinnosti dnem schválení Jednacího řádu rady.

Příloha č. 1 Pravidel pro přípravu a vyhotovení materiálů pro jednání Rady MČ Praha 1:

Použití aplikace

Příprava návrhu usnesení v e-Usnesení

Otevření aplikace

Spustit program e-Spis

Otevřít složku „Jednání“

Otevřít podsložku „Body jednání“

Tvorba nového bodu jednání

Po otevření Body jednání se na monitoru zpracovatele objeví pracovní obrazovka aplikace. Tento pohled neobsahuje návrhy jiných uživatelů. V horní liště se nachází tato nabídka Menu: Založit, Úpravy, Oběh, Zobrazení, Tisk.

Nový bod jednání vytvoříme kliknutím na „Založit“/“Bod jednání“, které Vám otevře formulář (Profil) pro založení bodu jednání. V něm si vyberete jednání, do kterého má být příslušný bod zařazen, typ dokumentu (Materiál do rady – MR, Materiál do zastupitelstva MZ a Materiál do rady, který půjde do zastupitelstva – MRZ). Do pole Věc je nutné uvést název bodu jednání.

V případě, že se materiál připravuje s předstihem, nemusí se vyplňovat jednání, do kterého má být příslušný bod zařazen. Toto lze provést kdykoliv dodatečně.

Úvodní list obsahuje mimo jiné i položku Důvod, kde lze uvést důvod předložení materiálu a také položku Poznámka, kde se uvádí případný čas (předem domluvený s OVO), přizvaných aktérů na jednání rady.

Povinné položky jsou zobrazeny tučně.

Záložka Obsah

Tato záložka obsahuje návrh usnesení. Jednotlivé odstavce se vytváří kliknutím na ikonu znázorňující prázdný list papíru (Založit odstavec). V novém okně napíšeme pořadí, vybereme úkon, případně variantu a zapíšeme obsah odstavce. Jedná se-li se o ukládací část usnesení, napíše se znění úkolu do obsahu odstavce. Takto vytvořený odstavec se označí zaškrtnutím boxu vlevo u odstavce a poté se kliknutím na ikonu „Vložit zodpovědnou osobu“ přidánositel úkolu, jenž může být nejen pracovník úřadu, který je zařazen do číselníku e-Spisu, ale také externí pracovník, celá organizační jednotka (komise, výbor, externí organizace..apod.)

Vytvořené odstavce lze upravit kliknutím na ikonu Upravit odstavec(list papíru s tužkou). Smazat nebo zrušit celé odstavce se provádí kliknutím na ikonu znázorňující červený čtverec s bílým křížkem Zrušit odstavec. Oběma výše uvedeným úkonům (upravit odstavec, zrušit odstavec) předchází nutnost zaškrtnutí boxu vlevo u odstavce, který chceme upravit či zrušit.

Záložka Historie

Tato záložka obsahuje údaje o úpravách a změnách dokumentu, včetně datumu, času a jména pracovníka, který tyto změny provedl. Záložka má pouze informační charakter, údaje vytváří systém automaticky. Zpracovatel do této záložky nevpisuje žádné údaje.

Záložka Referátník

V této záložce se zobrazují informace o oběhu dokumentu, kdo je jeho současný držitel a kdo zpracovatel.

Záložka Aktéři

V této záložce je automaticky systémem předvyplněn zpracovatel. Pomocí ikon Založit z funkčních míst, Založit z externích pracovníků či Založit z komisí doplníme aktéry, u nichž vybereme typ z číselníku (např. projednáno, předkládá..apod.). Dále vyznačíme aktéry, kteří budou přizváni na jednání. Pomocí ikony Založit z funkčních místmůžeme zapsat i aktéra, který není evidován v aplikaci e-Spis. V tomto případě se funkce nevybírá z číselníku, ale zapíše se ručně. Aktéři musí být v konečné podobě v tomto pořadí:

1. zpracoval
2. projednáno s
3. předkládá
4. k jednání přizvat.

Pořadí lze měnit zaškrtnutím boxu vedle aktéra a kliknutím na ikony se šipkami (nahoru, dolů).

Záložka Přílohy

V této záložce lze přikládat elektronické dokumenty, které jsou přílohou usnesení (ať veřejnou či neveřejnou) a důvodové zprávy, včetně příloh důvodové zprávy.

Při výběru typu přílohy je důležité brát zřetel na správný Typ přílohy. Zvolením typu Veřejná příloha, dojde k poskytnutí této přílohy veřejnosti při vystavování usnesení na webových stránkách úřadu.

Tzn. Důvodová zpráva = TYP přílohy „Důvodová zpráva„. Další přílohy důvodové zprávy, potažmo materiálu, se označují jako „Příloha důvodové zprávy“

Veřejná příloha k usnesení´= TYP přílohy „Veřejná příloha“

Neveřejná příloha k usnesení (uložená v OVO) = TYP přílohy „Příloha“

Přílohy připojujeme kliknutím na ikony Připojit soubornebo Nový html dokument.

Připojit soubor = vložit soubor vytvořený v jiné aplikaci (word, excel..apod.) a uložený na disku PC zpracovatele.

Nový html dokument= krátká důvodová zpráva.

V případě, že je důvodová zpráva vytvořená v jiné aplikaci, lze ji přiložit pomocí ikony Připojit soubor.

Povinnou položkou při vkládání přílohy je její Název.

Záložka Související

V této záložce lze připojit odkaz na související usnesení evidované v systému e-Spis nebo mimo systém. Dále zde lze připojit odkaz na související bod jednání, doručený dokument, vlastní dokument, spis…apod.

Připojení odkazu se provádí klinutím na ikonu Založit. Odkaz lze upravit nebo smazat kliknutím buď na ikonu prázdného papíru s tužkou (Upravit) nebo ikonu červeného čtverečku s bílým křížkem (Smazat).

Záložka Verze

Z této záložky se zobrazí verze materiálu, které byly vygenerovány systémem při změně stavu materiálu na „Připomínkování/Navrženo“. K dalším změnám stavu a automatickému generování verzí dochází na OVO. Verze se vždy generují ve dvou vyhotovení, verze interní s kompletním textem a verze externí, kde je text určen k anonymizaci nahrazen řadou znaků xxxxx.

Postoupení návrhu bodu jednání dalšímu aktérovi (na jiný odbor)

Pokud na přípravě bodu jednání spolupracuje více odborů, je možné si takovýto bod jednání mezi sebou elektronicky předávat. Předání je možné provést dvojím způsobem.

1. ve složce Body jednáníse označí zaškrtnutím boxu vedle bodu jednání materiál, který má být předán. Poté v Menu Oběhse vybere Předání.
2. přímo v bodu jednání se v Menu Oběh vybere Předání.

Způsobpředání je nutné vybrat K vyřízení a následně vyplnit funkční místo příslušného pracovníka, kterému se má bod jednání předat. Po potvrzení tlačítkem Předat, systém přesune materiál ze složky Body jednánído složky Předané. Pracovník, kterému byl bod jednání předán, jej nalezne ve složce K převzetí. Označí zaškrtnutím boxu bod jednání a zvolí Menu Oběh/ Převzít. Po převzetí vybraného bodu se tento bod objeví ve složce Body jednání. Po úpravách či kontrole bodu jednání může pracovník bod jednání předat zpět původnímu zpracovateli (nebo dalšímu pracovníkovi) výše popsaným způsobem nebo jej sám může postoupit (Navrhnout) na OVO.

Zobrazení a Tisk návrhu bodu jednání

Zobrazení návrhu bodu jednání se provede klinutím na Menu Zobrazení/Návrhz bodu jednání. V novém okně je zobrazen návrh bodu jednání ve formátu pdf. Po kontrole, zda materiál obsahuje veškeré zpracovatelem a předkladatelem požadované údaje, se návrh bodu jednání vytiskne tlačítkem Tisknout (ikonka tiskárny). Přílohy k usnesení nebo důvodové zprávě je nutno vytisknout zvlášť, a to ze záložky Přílohy. Jednotlivé přílohy se po otevření automaticky načtou do aplikace, ve které byly vytvořeny a odtud se také vytisknou.

Vytvoření kopie a podepsání návrhu bodu jednání

Předtím, než předá zpracovatel organizátorovi jednání (OVO) Navržením bod jednání, který jde do Rady a následně půjde do Zastupitelstva (byl v Profilu vybrán typ dokumentu MRZ – materiál pro radu (půjde do zastupitelstva)), je třeba vytvořit kopii tohoto bodu jednání. Na záložce Profil se poté v kopii smaže (žlutou gumou vpravo) výběr jednání a buď se ponechá pole prázdné (pokud ještě není organizátorem založeno příslušné jednání zastupitelstva) nebo se vybere ze seznamu pořadí jednání zastupitelstva, ve kterém se bude tento bod projednávat, a další položky se upraví dle potřeby. Pozor, vytvořená kopie bodu jednání získá nové číslo BJ! Vzhledem k tomu, že systém nevytváří zálohy, je možné založit kopii pro potřebu zpracovatele i u bodu navrhovaného do Rady.

Nicméně je možné bod jednání, který se již nenachází u zpracovatele vyhledat pomocí rychlého vyhledávání na horním panelu v e-Spise. Zde se vyplní textové pole kritériem vyhledávání a vybere se modul Usn a oblast vyhledávání (např. v čísle usnesení, v čísle BJ, ve věci BJ, ve značce). Pokud není vyhledávaný text zadaný do textového pole úplný, je nutno použít zástupný znak %. Např. %0256 najde BJ2008/0256 ale i BJ2009/0256

Upozornění: před Navržením na OVO se doporučuje vždy nejdříve přesvědčit, že je zpracovatel se svým návrhem 100 % spokojen (resp. až po schválení a podepsání materiálu předkladatelem a dalšími aktéry, se kterými byl materiál projednán), protože zpětná editace již odeslaného navrženého bodu jednání pro zpracovatele není možná ! V případě, že je nutné takovýto odeslaný bod jednání opravit nebo doplnit, je nutné kontaktovat OVO, které bod jednání vrátí zpracovateli k přepracování.

Postoupení návrhu bodu jednání – předání materiálu OVO

Bod jednání se předává organizátorovi jednání (OVO) Navržením bodu jednání, nikoliv Oběhem. Postup je následující: Menu Úpravy/Navržení – nemusí se vyplňovat důvod – a potvrdí se tlačítkem Navrhnout. Materiál je systémem automaticky doručen do složky
K převzetí organizátorovi (OVO). Na záložce Verze je systémem založena „Verze k navržení“ a „Verze k navržení interní“.

Úkoly

Ve složce Jednání/úkoly z jednání se nacházejí úkoly vygenerované z přijatých usnesení pro příslušnou zodpovědnou osobu. Z tohoto pohledu je možné kliknutím na číslo bodu jednání zobrazit obsah bodu jednání, ze kterého úkol vznikl.

Vyřízení úkolu

Kliknutím na číslo úkolu, který chceme vyřídit v pohledu Úkoly z jednání se otevře vybraný úkol. Řešení úkolu se zapíše na záložce Profil do pole Řešení úkolu a potvrdí tlačítkem uložit. K plnění úkolu lze přikládat různé dokumenty elektronicky, a to tak, že na záložce elektronické dokumenty se vloží dokument, který obsahuje splnění úkolu. Je nutné zadat název přílohy a typ vazby Příloha.

Delegování úkolu

Zpracovatel úkolu (zodpovědná osoba) může delegovat úkol někomu jinému k vyřízení, a to tak, že zaškrtne příslušný úkol, který chce delegovat a v menu Oběh vybere Delegování držiteli. V novém okně se vybere příslušný pracovník, který má úkol obdržet.

Prezentace schválených usnesení uživatelům ÚMČ P1 a na Internetu

Usnesení a veřejné přílohy se nacházejí ve dvou databázích :

• Usnesení rady
• Usnesení zastupitelstva

Tyto databáze neobsahují neveřejné přílohy. Obsah těchto databází bude přenášen na server a bude vystaven na internetovém WWW serveru.